Política de Tratamiento de Datos Personales

1.1 Introducción

La Política de Tratamiento de Datos Personales de Life of Pachamama (en adelante “el Responsable”) tiene como objetivo garantizar la correcta recolección, manejo y protección de los Datos Personales de nuestros Titulares, respetando en todo momento los principios fundamentales de la ley vigente en Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta política se alinea con los más altos estándares internacionales en materia de protección de datos y privacidad.

La creciente necesidad de proteger los derechos fundamentales de las personas, especialmente en lo que respecta a su privacidad y el tratamiento de su información personal, ha motivado la creación de esta Política. Life of Pachamama se compromete a cumplir con las normativas locales e internacionales y a respetar los derechos de nuestros usuarios, empleados, clientes y colaboradores, garantizando que sus datos sean tratados con el máximo respeto y transparencia.

1.2 Principios del Tratamiento de Datos Personales

Conforme a la legislación colombiana, el tratamiento de Datos Personales se rige por los siguientes principios fundamentales:

  • Principio de Legalidad: El tratamiento de los Datos Personales solo se realizará cuando esté basado en una norma legal, en un contrato o en el consentimiento expreso e informado del Titular. El tratamiento de los datos no debe ser contrario a la ley, ni infringir derechos fundamentales.
  • Principio de Finalidad: Los datos recolectados serán tratados únicamente para fines específicos, explícitos y legítimos. Cualquier uso distinto al previamente informado y autorizado por el Titular será considerado ilegal y estará sujeto a las sanciones correspondientes.
  • Principio de Libertad: El tratamiento de los Datos Personales debe ser realizado solo con el consentimiento previo y expreso del Titular, quien tiene plena libertad para aceptar o rechazar la recolección y el uso de sus datos, sin que ello afecte su relación con el Responsable.
  • Principio de Veracidad: Los Datos Personales deben ser exactos, completos, actualizados y no inducir a error. Es responsabilidad del Titular proporcionar información veraz, y el Responsable deberá garantizar que los datos sean tratados de manera correcta.
  • Principio de Transparencia: El Titular tiene el derecho de obtener información clara y suficiente sobre la existencia del tratamiento de sus Datos Personales, los fines para los cuales se llevan a cabo, la identidad de los encargados y los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.
  • Principio de Acceso Restringido: Los Datos Personales deben ser tratados únicamente por las personas autorizadas por el Titular o por la ley. El acceso a dichos datos debe estar restringido a lo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados.
  • Principio de Seguridad: El Responsable del Tratamiento debe adoptar medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger los Datos Personales de cualquier daño, pérdida, destrucción o acceso no autorizado.
  • Principio de Confidencialidad: Los datos recolectados deben ser tratados con confidencialidad, salvo que la ley disponga lo contrario. Las personas que tratan los datos están obligadas a guardar secreto sobre los mismos, aún después de finalizar su relación con el Responsable.
  • Principio de Responsabilidad Demostrada: El Responsable del Tratamiento debe ser capaz de demostrar que cumple con las políticas y principios establecidos en la legislación de protección de datos, mediante la adopción de medidas adecuadas, el cumplimiento de los procedimientos y la documentación correspondiente.

2.1 Tratamientos y Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los Datos Personales serán tratados para una variedad de fines, siempre dentro de los límites permitidos por la ley y de acuerdo con la autorización previa del Titular. El tratamiento de los datos será realizado exclusivamente para las finalidades que se detallan a continuación:

2.1.1 Finalidades generales

  • Gestión administrativa interna: Incluye la recolección y almacenamiento de datos personales para la correcta administración de relaciones contractuales, laborales o comerciales, gestión de proveedores, clientes, colaboradores y voluntarios, entre otros.
  • Cumplimiento de la relación contractual: Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales y contractuales, como la facturación, el envío de productos, la prestación de servicios y la atención al cliente.
  • Comunicación y contacto: Para mantener informados a los Titulares sobre las actividades, novedades y cambios importantes relacionados con nuestra organización, mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes de texto.
  • Investigación y análisis: Recopilación de datos con fines estadísticos, de calidad de servicio y evaluación de satisfacción de los usuarios y clientes.
  • Marketing y promoción: Envío de comunicaciones comerciales sobre productos, servicios, eventos o campañas de marketing, siempre que el Titular haya dado su consentimiento explícito para ello.

2.1.2 Finalidades específicas para voluntarios

  • Gestión del voluntariado: Para la coordinación, asignación de tareas, monitoreo de actividades y evaluación de desempeño dentro de las campañas, programas o proyectos de la organización.
  • Capacitación y formación: Para proporcionar programas de formación y capacitación, asegurando que los voluntarios cuenten con las habilidades necesarias para desempeñar sus funciones.
  • Promoción de actividades de voluntariado: Inclusión de testimonios, imágenes o vídeos de los voluntarios, con su consentimiento explícito, en medios de comunicación, redes sociales y materiales promocionales.

2.1.3 Finalidades específicas para participantes en eventos

  • Organización y administración de eventos: Para la gestión del registro, invitaciones, confirmaciones de asistencia y comunicación de detalles importantes del evento.
  • Evaluación y mejora de eventos: Para obtener retroalimentación a través de encuestas o entrevistas, y así mejorar la calidad de futuros eventos organizados.
  • Publicación de contenido relacionado con el evento: El uso de fotografías, videos y testimonios de los asistentes con fines promocionales, informativos o documentales, siempre con la debida autorización.

2.2 Datos sensibles y tratamiento especial

El tratamiento de Datos Sensibles, como los relacionados con la salud, religión, orientación sexual, entre otros, será realizado bajo estrictas condiciones de seguridad y solo con el consentimiento expreso, previo e informado del Titular. El consentimiento será solicitado para cada tipo de dato sensible, y el Titular podrá revocar dicho consentimiento en cualquier momento.

2.2.1 Ejemplo de Tratamiento de Datos Sensibles

  • Salud y bienestar: Si el Titular proporciona información relacionada con su salud, esta solo será utilizada para fines de bienestar, seguridad y protección durante actividades o eventos organizados por Life of Pachamama, como la identificación de posibles alergias, condiciones preexistentes o necesidades especiales.
  • Creencias religiosas y afiliación política: En el caso de que un Titular decida compartir información relacionada con sus creencias o afiliaciones, esto solo será tratado en contextos específicos, tales como encuestas o proyectos relacionados con temas de diversidad e inclusión.

3.1 Derechos de los Titulares de los Datos Personales

De acuerdo con la legislación vigente, los titulares de los datos personales tienen una serie de derechos fundamentales, que les permiten mantener el control sobre su información personal. Estos derechos incluyen:

  • Derecho de Acceso: Los Titulares pueden solicitar y obtener acceso a la información que haya sido recolectada sobre ellos en las bases de datos del Responsable.
  • Derecho de Rectificación: Los Titulares tienen el derecho de solicitar la corrección de sus Datos Personales si estos son inexactos o incompletos.
  • Derecho de Supresión: Los Titulares pueden solicitar la eliminación de sus Datos Personales cuando ya no sean necesarios para las finalidades para las cuales fueron recolectados, o cuando se haya retirado su consentimiento.
  • Derecho de Revocación del Consentimiento: Los Titulares pueden revocar en cualquier momento el consentimiento que hayan otorgado para el tratamiento de sus Datos Personales, lo cual no afectará la legalidad del tratamiento previo a la revocación.
  • Derecho de Oposición: Los Titulares pueden oponerse al tratamiento de sus Datos Personales cuando existan motivos legítimos relacionados con su situación particular, en aquellos casos en los que la ley no autorice el tratamiento sin su consentimiento.
  • Derecho a la Portabilidad: Los Titulares pueden solicitar que sus Datos Personales sean transferidos a otro responsable del tratamiento cuando así lo establezca la ley.

3.2 Procedimiento para Ejercer los Derechos

Los Titulares pueden ejercer sus derechos mediante la presentación de una solicitud formal al Responsable del Tratamiento, a través de los canales establecidos para ello (correo electrónico, formularios en línea, atención telefónica). La solicitud debe contener los datos del Titular, la descripción de la solicitud y el motivo de la misma.

3.3 Seguridad y Confidencialidad de los Datos Personales

El Responsable implementará medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar la protección de los Datos Personales contra el acceso no autorizado, la alteración, pérdida o destrucción accidental. Estas medidas incluyen la encriptación de datos, el control de accesos, la capacitación continua del personal y la implementación de políticas internas de seguridad.

3.4.1 Responsabilidad del ENCARGADO(A) del Tratamiento

Life of Pachamama asume una responsabilidad plena en relación con el tratamiento de los datos personales que administra. El Responsable se compromete a cumplir con las disposiciones legales y regulatorias aplicables, asegurando que las políticas de privacidad y protección de datos sean implementadas y respetadas de manera efectiva. Para ello, la organización ha designado un Responsable de Protección de Datos (DPO, por sus siglas en inglés), cuya función es supervisar el cumplimiento de esta política, resolver consultas y gestionar cualquier solicitud o queja relacionada con el tratamiento de los datos.

El Responsable también implementará auditorías periódicas, evaluaciones de impacto y prácticas de control para garantizar que el tratamiento de los datos se realice de acuerdo con los principios establecidos y que cualquier riesgo potencial sea identificado y mitigado de manera adecuada.

3.4.2 Responsabilidad del Titular de los Datos

El titular de los datos personales también tiene un rol fundamental en el proceso de protección de datos. Si bien Life of Pachamama se compromete a proteger la información personal, los Titulares deben colaborar con la organización, proporcionando datos verídicos, actualizados y completos. Asimismo, deben ejercer sus derechos de forma responsable, solicitando la rectificación de datos cuando sea necesario o informando sobre cualquier circunstancia que afecte la seguridad de su información.

Los Titulares deberán asegurarse de que, en caso de compartir datos de terceros (como familiares, empleados o colaboradores), hayan obtenido previamente el consentimiento expreso de dichos individuos.

3.5 Actualización y Revisión de la Política de Tratamiento de Datos Personales

3.5.1 Procedimiento de Actualización

La Política de Tratamiento de Datos Personales de Life of Pachamama podrá ser modificada o actualizada en cualquier momento, siempre que lo exijan cambios en la legislación, nuevas prácticas de tratamiento de datos, mejoras en la seguridad de la información o una reestructuración de las operaciones. En cualquier caso, los Titulares serán informados de cualquier cambio sustancial en el tratamiento de sus datos personales, y se les brindará la oportunidad de ejercer sus derechos en conformidad con la ley.

3.5.2 Publicación de Actualizaciones

Las actualizaciones o modificaciones de esta política serán comunicadas a los Titulares a través de los canales establecidos para ello, como correos electrónicos, plataformas web, o mediante avisos visibles en el sitio web oficial de Life of Pachamama. Estas actualizaciones estarán disponibles en todo momento en nuestra página web, y la fecha de la última modificación será claramente indicada al final del documento.

3.5.3 Revisión Periódica

El Responsable realizará revisiones periódicas de esta política para asegurar que cumpla con los estándares y regulaciones actuales, y para garantizar que continúe siendo adecuada a las necesidades del negocio y a las expectativas de los Titulares. Estas revisiones también considerarán las recomendaciones y observaciones de los usuarios y la autoridad reguladora de protección de datos, cuando sea pertinente.

3.6 Contacto y Canales de Comunicación

3.6.1 Canales de Contacto

Si los Titulares desean obtener más información sobre esta Política, presentar una queja, consulta o ejercer alguno de sus derechos, pueden ponerse en contacto con el Responsable de Protección de Datos a través de los siguientes canales:

  • Correo electrónico: diplomacy@lifeofpachamama.org

3.6.2 Respuesta a Solicitudes

Todas las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de 30 días hábiles. En caso de que se requiera más tiempo para resolver la solicitud, los Titulares serán informados oportunamente.